Quản lý dự án đầu tư xây dựng là gì? Toàn bộ quy trình cần nắm rõ

2. Hình thức tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng

Căn cứ Điều 62 Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020) và Điều 16 Nghị định 59/2015/NĐ-CP, tùy vào quy mô, tính chất và nguồn vốn sử dụng, người quyết định đầu tư sẽ lựa chọn một trong các hình thức tổ chức quản lý dự án sau:

• Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành hoặc khu vực: Áp dụng với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn nhà nước ngoài ngân sách của tập đoàn, tổng công ty.
• Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng một dự án: Dành cho dự án có quy mô lớn, thuộc nhóm A, công trình cấp đặc biệt hoặc công trình có tính chất quốc phòng, an ninh.
• Chủ đầu tư sử dụng bộ máy chuyên môn trực thuộc: Khi chủ đầu tư có đủ năng lực và điều kiện để tự thực hiện quản lý dự án.
• Thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án: Áp dụng khi chủ đầu tư không đủ điều kiện năng lực, hoặc với dự án có tính đặc thù, đơn lẻ, sử dụng vốn khác ngoài ngân sách.
• Theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận tài trợ (ODA, PPP): Đối với các dự án có vốn vay, viện trợ nước ngoài hoặc theo mô hình đối tác công tư.

>> Đọc thêm: Quản Trị Chất Lượng – Khái Niệm, Nội Dung, Nguyên Tắc Cơ Bản

3. Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng

Theo Điều 66 Luật Xây dựng 2014, nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng bao gồm toàn bộ các hoạt động cần thiết để điều hành và kiểm soát dự án trong suốt vòng đời của nó. Cụ thể:

3.1. Quản lý phạm vi và kế hoạch công việc

Xác định phạm vi dự án: Làm rõ mục tiêu, quy mô, địa điểm, các hạng mục công trình và phạm vi công việc cần thực hiện.

Lập kế hoạch thực hiện: Xây dựng kế hoạch tổng thể cho toàn bộ dự án, bao gồm tiến độ, nguồn vốn, nhân lực và các giai đoạn triển khai.

Phân chia công việc: Xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị tham gia chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu, tổng thầu…

Kiểm soát thay đổi phạm vi: Mọi điều chỉnh trong thiết kế, khối lượng hoặc hạng mục phải được phê duyệt theo đúng quy trình pháp lý, tránh phát sinh không kiểm soát.

3.2. Quản lý khối lượng công việc và chất lượng xây dựng

Khối lượng công việc: Xác định, đo bóc và kiểm soát khối lượng thi công theo hồ sơ thiết kế, hợp đồng và quy định kỹ thuật.

Chất lượng công trình:

• Giám sát từ khâu khảo sát, thiết kế, thi công đến nghiệm thu.
• Kiểm tra vật liệu, thiết bị, quy trình thi công theo tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn quốc gia.
• Thực hiện thí nghiệm, kiểm định, nghiệm thu từng phần và toàn bộ công trình trước khi đưa vào sử dụng.

Đánh giá sự phù hợp: Đảm bảo công trình đạt tiêu chuẩn an toàn, bền vững, công năng và thẩm mỹ theo hồ sơ thiết kế được duyệt.

Quản lý khối lượng công việc đánh giá quan trọng trong nội dung quản lý dự án xây dựng

3.3. Quản lý tiến độ thực hiện

Lập tiến độ chi tiết: Xác định mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn — chuẩn bị, thi công, nghiệm thu, bàn giao.

Theo dõi và cập nhật tiến độ: Giám sát tình hình thực tế thi công so với kế hoạch, kịp thời phát hiện chậm trễ.

Điều chỉnh tiến độ: Khi có nguyên nhân khách quan (thời tiết, thay đổi thiết kế, biến động thị trường…), chủ đầu tư phải phê duyệt lại tiến độ điều chỉnh.

Báo cáo tiến độ: Định kỳ lập báo cáo tiến độ gửi người quyết định đầu tư, cơ quan quản lý và các bên liên quan.

3.4. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng

Lập và kiểm soát tổng mức đầu tư: Dự toán được lập từ giai đoạn chuẩn bị dự án, bao gồm chi phí xây dựng, thiết bị, quản lý dự án, tư vấn và dự phòng.

Quản lý dự toán, thanh toán và quyết toán:

• Đảm bảo chi tiêu đúng mục đích, hợp đồng và quy định.
• Thực hiện tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành theo tiến độ.
• Quyết toán vốn đầu tư sau khi công trình hoàn thành.

Kiểm soát phát sinh chi phí: Phát hiện và xử lý các khoản vượt chi phí do thay đổi thiết kế hoặc điều kiện thi công.

3.5. Quản lý an toàn thi công và bảo vệ môi trường

An toàn lao động:

• Lập kế hoạch an toàn trước khi khởi công.
• Đảm bảo người lao động được huấn luyện, trang bị bảo hộ đầy đủ.
• Thực hiện giám sát hiện trường nhằm phòng ngừa tai nạn, cháy nổ.

Bảo vệ môi trường:

• Áp dụng biện pháp giảm thiểu bụi, tiếng ồn, chất thải xây dựng.
• Tuân thủ quy định về quản lý nước thải, chất thải rắn, tái chế vật liệu.
• Kiểm tra, giám sát định kỳ công tác môi trường và an toàn.

3.6. Quản lý lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng

Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Xác định gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn (đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu…).

Tổ chức đấu thầu: Thực hiện theo quy trình quy định tại Luật Đấu thầu, bảo đảm tính công khai, minh bạch và hiệu quả.

Quản lý hợp đồng:

• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng giữa chủ đầu tư và các nhà thầu.
• Kiểm tra khối lượng, chất lượng, tiến độ, thanh toán và điều chỉnh hợp đồng khi cần thiết.
• Giải quyết tranh chấp, khiếu nại, bảo lãnh và nghĩa vụ bảo hành.

3.7. Quản lý rủi ro trong dự án

Nhận diện rủi ro: Bao gồm rủi ro về kỹ thuật, tài chính, pháp lý, an toàn, thị trường và môi trường.

Đánh giá tác động: Xác định mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.

Biện pháp ứng phó: Lập kế hoạch phòng ngừa, dự phòng chi phí, điều chỉnh phương án thi công hoặc hợp đồng.

Theo dõi và cập nhật: Rà soát định kỳ để điều chỉnh biện pháp quản lý rủi ro phù hợp với tình hình thực tế.

3.8. Quản lý hệ thống thông tin công trình và hồ sơ dự án

Hệ thống thông tin công trình:

• Tổ chức thu thập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu về thiết kế, tiến độ, chi phí, thay đổi và nhật ký thi công.
• Ứng dụng công nghệ số như BIM (Building Information Modeling) hoặc phần mềm quản lý dự án để theo dõi toàn bộ vòng đời công trình.

Quản lý hồ sơ dự án:

• Hồ sơ pháp lý (quyết định đầu tư, giấy phép xây dựng, hợp đồng…).
• Hồ sơ kỹ thuật (thiết kế, bản vẽ, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu…).
• Hồ sơ tài chính (tạm ứng, thanh toán, quyết toán).
• Hồ sơ bảo hành, bảo trì sau khi bàn giao.

3.9. Quản lý phối hợp giữa các bên tham gia dự án

Phối hợp giữa chủ đầu tư – Ban QLDA – tư vấn – nhà thầu – chính quyền địa phương.

Thiết lập quy chế phối hợp, cơ chế báo cáo và kênh thông tin thống nhất.

Giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh trong quá trình thi công, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của dự án.

3.10. Quản lý kết quả và hiệu quả đầu tư

Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của dự án: về chất lượng, tiến độ, chi phí và công năng sử dụng.

Đề xuất bài học kinh nghiệm, các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý cho các dự án tiếp theo.

Báo cáo tổng kết, phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra, quyết toán và bàn giao đưa công trình vào sử dụng.

4. Các giai đoạn quản lý dự án đầu tư xây dựng

Theo Điều 6 Nghị định 59/2015/NĐ-CP, công tác quản lý dự án được chia thành ba giai đoạn chính tương ứng với vòng đời dự án:

4.1. Giai đoạn hình thành và phát triển dự án

• Lập, thẩm định và phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật.
• Xác định hiệu quả đầu tư, tổng mức đầu tư, phương án giải phóng mặt bằng.
• Chuẩn bị hồ sơ pháp lý, kế hoạch thực hiện và nguồn vốn đầu tư.

4.2. Giai đoạn thi công xây dựng

• Khảo sát, thiết kế, thẩm định, phê duyệt dự toán và cấp phép xây dựng.
• Tổ chức lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng và triển khai thi công.
• Giám sát thi công, nghiệm thu, thanh toán, bàn giao công trình.

4.3. Giai đoạn kết thúc và khai thác sử dụng

• Nghiệm thu bàn giao, quyết toán hợp đồng xây dựng.
• Bảo hành, bảo trì, bảo hiểm công trình theo quy định pháp luật.
• Đưa công trình vào khai thác sử dụng theo đúng mục tiêu đầu tư.

>> Tham khảo thêm: Dịch vụ thiết kế slide chuyên nghiệp, sáng tạo

5. Phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng

Công tác quản lý dự án ngày càng phức tạp do quy mô công trình lớn, nhiều bên tham gia và yêu cầu kỹ thuật cao. Một số phương pháp cơ bản giúp quản lý hiệu quả gồm:

• Ghi chép và phân tích tình hình: Theo dõi chi tiết tiến độ, khối lượng, chi phí và chất lượng từng giai đoạn để đánh giá, rút kinh nghiệm.
• Liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận: Tăng cường phối hợp giữa chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu và cơ quan quản lý để đảm bảo thông tin thông suốt, xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.
• Nâng cao khả năng lưu trữ và quản lý thông tin: Tổ chức lưu trữ hồ sơ, dữ liệu, báo cáo định kỳ nhằm phục vụ công tác nghiệm thu, quyết toán và bảo hành.
• Tính chủ động và linh hoạt: Ứng phó kịp thời với các yếu tố thay đổi như giá vật liệu, điều kiện thời tiết, thay đổi thiết kế, nhằm điều chỉnh kế hoạch hợp lý.
• Đảm bảo tiến độ công trình: Kiểm soát chặt chẽ thời gian thực hiện, duy trì uy tín của chủ đầu tư và nhà thầu, góp phần nâng cao hiệu quả dự án.

Phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng

6. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ là xu thế tất yếu giúp tự động hóa, số hóa và minh bạch hóa công tác quản lý dự án. Một số phần mềm phổ biến được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng gồm:

• Mona PMS: Phần mềm nền tảng điện toán đám mây, cho phép quản lý dữ liệu, theo dõi tiến độ và truy cập ở mọi nơi có Internet.
• Diginet: Hỗ trợ quản lý ngân sách, nguồn vốn, nhân sự và lập báo cáo đầu tư tổng hợp, phù hợp cho các dự án vừa và lớn.
• PMS: Quản lý chi tiết nhân sự, chi phí, vốn đầu tư, theo dõi tiến độ và chi phí phát sinh theo từng hạng mục.
• VietPM: Phần mềm có hơn 15 phân hệ, giúp quản lý đa dự án, tương thích với nhiều thiết bị, hỗ trợ lập kế hoạch và báo cáo chi tiết.
• MyXteam: Ứng dụng quản lý dự án trực tuyến, cho phép giao việc, đặt thời hạn (deadline) và theo dõi tiến độ của từng thành viên trong đội ngũ.

Việc sử dụng các công cụ phần mềm không chỉ giúp kiểm soát tiến độ, chi phí và chất lượng, mà còn tăng cường tính minh bạch, khả năng phối hợp và năng suất tổng thể trong công tác quản lý dự án xây dựng.

Quản lý dự án đầu tư xây dựng là quá trình tổng hợp, kết nối giữa kỹ thuật, pháp lý và quản trị. Thực hiện tốt công tác này giúp kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng, an toàn và tiến độ thi công. Trong thời đại số, việc ứng dụng các phần mềm quản lý hiện đại càng làm tăng hiệu quả và tính minh bạch, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho ngành xây dựng.