Tổng quan về quản lý dự án trong đầu tư xây dựng

Quản lý dự án xây dựng là một trong những công việc quan trọng nhất trong ngành xây dựng. Việc này ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến tiến độ và chất lượng của dự án. Nếu bạn còn đang băn khoăn vì chưa có kiến thức gì về mảng này thì bài viết dưới đây sẽ cung cấp từ A - Z cho bạn.

1. Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng

Tổng quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng

Khái niệm

Quản lý dự án xây dựng là dịch vụ chuyên nghiệp áp dụng các kỹ thuật, kiến thức chuyên môn để quản lý công trình đầu tư và xây dựng. Quản lý dự án xây dựng công trình là hoạt động giám sát và chịu trách nhiệm về các công việc như lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng dự án… từ khi bắt đầu đến kết thúc.

Mục đích

• Mục đích chính của việc quản lý dự án đầu tư xây dựng chính là kiểm soát thời gian thực hiện, chất lượng và chi phí của dự án.
• Việc quản lý dự án sẽ giúp cho dự án thực hiện một cách an toàn, ít rủi ro và đẩy nhanh tốc độ thực hiện dự án.

2. Vai trò của quản lý dự án đầu tư xây dựng

Vai trò của quản lý dự án đầu tư xây dựng

Quản lý dự án đầu tư có vai trò rất quan trọng đối với ngành xây dựng. Hiện nay công tác quản lý dự án có 14 vai trò chính như sau:

1. Đánh giá thực tế quá trình thi công, thực hiện dự án, bảo đảm mọi việc được triển khai, tiến hành đúng kế hoạch
2. Tiến hành xem xét và phân tích, đánh giá các tiêu chí khi lựa chọn nhà thầu
3. Hỗ trợ nhà thầu kiểm tra, báo cáo các vấn đề về thiết bị và nhân sự
4. Theo dõi tiến độ hoàn thiện của dự án
5. Báo cáo các sai sót, phát sinh trong quá trình tiến hành công trình và đưa ra các biện pháp khắc phục
6. Báo cáo về tình hình dự án theo yêu cầu đồng thời đưa ra các chính sách nhằm bảo đảm chất lượng của dự án đúng sẽ được thực hiện theo mục tiêu đã đề ra
7. Tư vấn cho hệ thống kiểm soát về tài liệu của dự án
8. Hỗ trợ giải quyết các vấn đề xuất hiện trong thi công
9. Tư vấn và kiểm tra thiết kế của công trình.
10. Giúp kiểm soát những vấn đề mới phát sinh.
11. Hỗ trợ xây dựng các công trình tạm thời đi theo như kho bãi, văn phòng ở công trường, hệ thống điện nước để sử dụng trong quá trình thi công
12. Đôn đốc, kiểm tra kế hoạch vận hành và đào tạo
13. Đảm bảo an toàn trong suốt quá trình thi công
14. Hỗ trợ kiểm tra về chất lượng, số lượng của các nguyên vật liệu tham gia thi công

3. Giới thiệu ban quản lý dự án đầu tư xây dựng

Trong một dự án có rất nhiều phòng ban tham gia cùng làm việc, chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn về các phòng ban trong đoạn dưới đây nhé.

3.1. Ban quản lý dự án

Ban quản lý dự án

Từ khi được thành lập ban quản lý dự án có vai trò quản lý dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc, dự án được nghiệm thu, đưa vào sử dụng.

• Ban quản lý dự án xây dựng công trình cần đảm bảo dự án thực hiện theo đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách đã được xét duyệt và đạt chỉ tiêu về chất lượng cũng như các mục tiêu của dự án đầu tư xây dựng đã đề. 
• Bên cạnh đó, ban quản lý dự án còn phải bảo đảm về hiệu quả kinh tế, tính khả thi của dự án và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành.

Đối với tất cả các dự án đầu tư xây dựng, ban quản lý đều có nhiệm vụ như sau:

• Tiến hành các thủ tục về giao nhận đất, thực hiện giải phóng mặt bằng thi công, xin giấy phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng…
• Lập hồ sơ dự án gồm: thiết kế, dự toán các mục chi ngân sách, tổng hợp dự toán của công trình để đưa cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt.
• Lập hồ sơ liên quan đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ ký kết hợp đồng với các nhà thầu trúng thầu.
• Giám sát quá trình thi công xây dựng, nghiệm thu, tổng quyết toán phần công trình đã hoàn thành.
• Quản lý tiến độ, chất lượng, an toàn về lao động, vệ sinh môi trường, chi phí sử dụng trong dự án.
• Chịu trách nhiệm về pháp luật trong khi thực hiện dự án.

Mô tả công việc:

• Lập kế hoạch, nội dung quản lý dự án
• Tổ chức, giám sát quá trình thực hiện dự án
• Theo dõi tiến độ, chỉ ra sự chậm trễ hay phần cần đẩy nhanh tiến độ trong dự án
• Thực hiện các hoạt động khác liên quan

3.2. Phòng kỹ thuật - thẩm định

Phòng kỹ thuật - thẩm định

Phòng kỹ thuật - thẩm định có vai trò tham mưu giúp chủ đầu tư về công nghệ, kỹ thuật, chất lượng, tài chính của dự án.

• Chủ động thực hiện công tác thẩm định thiết kế, kỹ thuật, thẩm định bản vẽ thi công, thẩm định tổng dự toán

• Đánh giá các nội dung của dự án có đầy đủ hay không, phát hiện các sai sót và chỉnh sửa, bổ sung.
• Xác định tính khả thi về mặt tài chính, thông báo cho chủ đầu tư về khả năng sinh lời của dự án.
• Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công trình, từ đó đưa ra các giải pháp ngăn ngừa hoặc hạn chế rủi ro.

Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật - thẩm định:

• Đề xuất với chủ đầu tư về các vấn đề chuyên môn kỹ thuật – công nghệ nhằm đảm bảo hiệu quả chất lượng thi công xây dựng công trình.
• Đưa ra các thông số kinh tế - kỹ thuật trong đầu tư, xây dựng nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện, triển khai dự án.
• Chủ động liên hệ với các bên có liên quan đến công tác quản lý chất lượng xây dựng công trình, nghiệm thu dự án.

Mô tả công việc:

• Xây dựng quy trình, các bước thực hiện dự án đầu tư xây dựng
• Tham gia công tác lập, thẩm định: kế hoạch đầu tư; hồ sơ dự toán; kế hoạch lựa chọn nhà thầu, tham gia thẩm định các nội dung liên quan đến hoạt động đầu tư xây dựng của dự án đầu tư.
• Tham gia công tác lập, thẩm định hồ sơ mời thầu; hồ sơ yêu cầu, đánh giá hồ sơ dự thầu; hồ sơ đề xuất đối với các dự án, hạng mục đầu tư.
• Tham gia và theo dõi hoạt động đầu tư; công tác giám sát; quyết toán dự án đối với các hạng mục đầu tư của Tổng công ty;
• Tham gia xây dựng quy chế, quy định có liên quan đến công tác đầu tư, mua sắm và nâng cấp tài sản của dự án theo quy định pháp luật.

3.3. Phòng tài chính - kế toán

Phòng tài chính - kế toán

Phòng tài chính - kế toán có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo lượng tiền mặt cần thiết để phục vụ cho các hoạt động của dự án và đảm bảo sử dụng nguồn tiền hiệu quả cũng như đáp ứng toàn bộ các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của phòng trong quản lý dự án xây dựng:

• Ghi nhận các giao dịch tài chính, lưu trữ biên lai, phân tích và diễn giải các giao dịch tài chính hàng ngày của dự án bao gồm các chi phí mua sắm, tiền lương, phát sinh.
• Quản lý dòng tiền hoạt động của dự án
• Lập ngân sách và đưa ra dự báo tài chính
• Thực hiện nghĩa vụ thuế của dự án
• Phân tích và lập báo cáo tài chính

Mô tả công việc:

• Theo dõi, quản lý hồ sơ pháp lý liên quan và chi phí dự án.
• Lập dự toán chi phí cho dự án đầu tư xây dựng
• Kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tạm ứng, hồ sơ thanh toán khối lượng và công nợ của các hợp đồng dự án, nhà thầu dự án.
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm kế toán.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan thẩm định các hồ sơ đấu thầu, Hợp đồng với các nhà thầu.
• Kiểm soát và tổng hợp chi phí cho từng hạng mục của từng dự án.
• Định kỳ báo cáo tổng hợp chi phí, xác định lãi (lỗ) cho từng dự án, báo cáo tổng hợp công nợ các nhà thầu từng dự án.
• Phối hợp với kế toán thuế để giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra theo yêu cầu.

3.4. Phòng điều hành dự án

Phòng điều hành dự án

Phòng điều hành dự án có vai trò giám sát quá trình thực hiện dự án, kiểm soát về chất lượng, tiến độ, đảm bảo dự án được thực hiện an toàn đúng với mục tiêu đề ra.

Phòng điều hành dự án có nhiệm vụ:

• Quản lý về mặt bằng thi công.
• Quản lý từ tiến độ, chất lượng đến vật tư thiết bị, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.
• Quản lý, giám sát quá trình thi công công trình đầu tư xây dựng.

Mô tả công việc

• Hướng dẫn, kiểm soát tiến độ thi công các công trình, khối lượng thực hiện và khối lượng nghiệm thu với chủ đầu tư. 
• Kiểm soát định mức, tiêu hao vật tư, vật liệu của từng công trình xây dựng. 
• Phối hợp điều hành doanh thu, chất lượng dự án
• Tham mưu giúp việc ban lãnh đạo về công tác điều hành dự án

3.5. Phòng dịch vụ tư vấn

Phòng dịch vụ tư vấn

Phòng dịch vụ tư vấn có vai trò rất quan trọng trong việc giúp chủ đầu tư đưa ra các quyết định về dự án, tránh đi đường vòng, thất thoát lãng phí về tài chính và thời gian.

Nhiệm vụ của phòng dịch vụ tư vấn dự án

• Đảm bảo chất lượng dự án, tư vấn chủ đầu tư đưa ra các quyết định chính xác dựa trên kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn.
• Bảo đám dự án hoàn thành đúng tiến độ của kế hoạch, giúp chủ đầu tư giảm thiểu chi phí nhân lực và tạo ra uy tín với các nhà thầu.
• Giúp chủ đầu tư sử dụng nguồn vốn của dự án hiệu quả, cân bằng giữa chi phí và chất lượng.

Mô tả công việc:

• Đóng góp ý kiến, tham mưu giúp chủ đầu tư, nhà thầu có thể quản lý chặt chẽ, có hiệu quả nguồn vốn khi tham gia dự án.
• Thực hiện các công việc chủ đầu tư giao: như quản lý, giám sát,….
• Giải quyết vấn đề pháp lý liên quan, phát sinh trong quá trình xây dựng công trình
• Kiểm soát, giám sát về tiến độ làm việc, chất lượng, chi phí… của công trình xây dựng.
• Thực hiện các công việc như đánh giá chất lượng, kiểm toán… sau khi công trình kết thúc.

4. Yêu cầu khi quản lý dự án đầu tư xây dựng

Để quản lý một dự án đầu tư xây dựng một cách hiệu quả cần sự nỗ lực của cả một tập thể và trên hết là mọi người đều cần thực hiện các quy tắc nhất định. Dưới đây là 4 yêu cầu cần thực hiện khi quản lý dự án đầu tư xây dựng.

4.1. Luôn phân tích tình hình

Luôn phân tích tình hình

Khi thực hiện dự án cần luôn phân tích cập nhật tình hình để có cái nhìn tổng quan và mới nhất về dự án giúp xử lý các vấn đề trong quản lý dự án xây dựng. Nắm được tình hình mới nhất giúp chủ đầu tư cũng như các phòng ban chủ động có phương án giải quyết để dự án được vận hành ổn định, đúng tiến độ. 

4.2. Liên kết chặt chẽ các phòng ban

Liên kết chặt chẽ các phòng ban

Vấn đề các phòng ban chưa kết hợp làm việc hiệu quả còn nhiều thiếu sót, gây sai lầm chắc chắn không ít dự án đã gặp phải. Rất nhiều chủ đầu tư đã nhận ra vấn đề này và đưa ra phương hướng giải quyết. Khi các phòng ban liên kết chặt chẽ hiệu quả công việc sẽ tăng gấp nhiều lần, thông tin luôn được lưu thông, cập nhật mới tình hình, giảm tối đa tình trạng phát sinh về thời gian.

4.3. Chủ động, linh hoạt

Chủ động, linh hoạt

Mỗi thành viên, phòng ban đều cần chủ động trong công việc, xử lý linh hoạt các phát sinh để đảm bảo chất lượng, thời gian thực hiện công trình. Chủ động, linh hoạt sẽ giúp chúng ta phản ứng nhanh trong việc nắm bắt những cơ hội có lợi hoặc giải quyết các vấn đề khó khăn. Thiếu đi sự linh hoạt, những cảm xúc tiêu cực hoặc áp lực tâm lý có thể ảnh hưởng đến tính cách và các mối quan hệ xã hội, khiến công việc không suôn sẻ, ảnh hưởng đến dự án.

4.4. Đảm bảo tiến độ công trình

Đảm bảo tiến độ công trình

Khi quản lý dự án đầu tư xây dựng chúng ta không thể thiếu yêu cầu đảm bảo tiến độ công trình, tối ưu hóa chi phí. Việc chậm trễ tiến độ sẽ ảnh hưởng rất lớn về hiệu quả đầu tư. Việc thực hiện theo kế hoạch tiến độ chính là một trong các cơ sở để quản lý công trình xây dựng, giúp chủ đầu tư cân đối kế hoạch tổng thể. Từ đó lựa chọn phương án bỏ vốn hiệu quả hơn và có kế hoạch giám sát cũng như thanh toán kịp thời cho các nhà thầu.

5. Công cụ hỗ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng

Có rất nhiều công cụ để hỗ trợ chủ đầu tư quản lý tốt dự án xây dựng, công trình, mời các bạn cùng tìm hiểu 5 công cụ được áp dụng phổ biến nhất hiện nay.

5.1. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt hay còn gọi Gantt chart là một trong những phương pháp thông dụng khi dùng để quản lý dự án xây dựng. Đây là phương pháp cổ điển nhất mà đến nay vẫn được áp dụng phổ biến trong quản trị tiến độ dự án.

Lợi ích khi sử dụng biểu đồ Gantt:

• Giúp lập kế hoạch những công việc cần làm theo thứ tự thời gian thực hiện và ghi rõ người thực hiện.
• Giúp nhận ra công việc có thời gian thực hiện lâu nhất, phát hiện bất cứ sự chậm trễ tiến độ nào khi mới xuất hiện.
• Cho phép các công việc khác nhau triển khai sớm nhất có thể mà không ảnh hưởng đến các công việc trước đó.

5.2. Bảng theo dõi dự án

Bảng theo dõi dự án 

Bảng theo dõi dự án là bảng biểu hoặc bảng biểu tích hợp sơ đồ giúp quản lý dự án một cách rõ ràng, chi tiết. 

Lợi ích của việc thực hiện bảng theo dõi dự án sẽ giúp chủ đầu tư nắm rõ tiến độ thực hiện cũng như quản lý dự án xây dựng công trình hiệu quả.

• Ở giai đoạn dự án chưa triển khai: Bảng theo dõi sẽ giúp lập kế hoạch, xây dựng nội dung quản lý dự án như công việc cần triển khai trong thời gian tiếp theo, thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành…
• Khi dự án đã và đang tiến hành: Bảng theo dõi sẽ giám sát kế hoạch nhằm đảm bảo các mục tiêu của dự án xây dựng đã đề ra và xử lý các vấn đề trong quản lý dự án xây dựng phát sinh tại công trình.
• Ở giai đoạn dự án đi vào hoàn thiện: Bảng theo dõi chính là tiêu chuẩn để thẩm định, đánh giá chất lượng, nghiệm thu công trình.

5.3. Phần mềm Mona PMS

Phần mềm Mona PMS

Mona PMS là phầm mềm được thiết kế và phát triển chuyên dụng với nhiệm vụ giúp các công ty, doanh nghiệp thực hiện việc theo dõi tổng quan về dự án, quản lý dự án đầu tư một cách triệt để, hiệu quả tránh tình trạng thất thoát, lãng phí tài nguyên.

Tự hào là phần mềm được thiết kế bởi những lập trình viên tài năng của Việt Nam, Mona PMS có rất nhiều tính năng nổi bật như:

• Sử dụng đa nền tảng trên web và app điện thoại
• Giao diện theo chuẩn UX, các thao tác thực hiện dễ dàng
• Giúp cho mỗi công việc – dự án có kế hoạch, timeline cụ thể, chi tiết.
• Sắp xếp vô cùng khoa học, tự nhiên và nắm quyền kiểm soát hoàn toàn.

Phần mềm Mona PMS đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng như:

• Giúp thực hiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng, quản lý thông tin, dự toán đầu tư.
• Hỗ trợ các nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng như về tài chính và nguồn nhân lực.
• Lập kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu của dự án đầu tư xây dựng, giảm thiểu rủi ro.
• Quản lý dữ liệu, thông tin cho dự án và liên tục cập nhật thống kê, báo cáo, tình hình thực tế của công trình.
• Tạo sự chủ động hoàn toàn trong mọi tình huống, công việc cả về phía khách hàng, Manager và nhân viên. Cộng tác làm việc, quản lý từ xa.
• Tích hợp SMS, Email và số điện thoại cá nhân – Profile của từng đối tượng
• Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên và không ưu tiên.

5.4. Phần mềm Diginet

Phần mềm Diginet

Diginet là phần mềm hỗ trợ lập và quản lý dự án đầu tư xây dựng được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam sử dụng. Phần mềm có khả năng điều chỉnh linh hoạt,  chuẩn hóa các quy trình hoạt động và có tính bảo mật cao.

Phần mềm có một số tính năng nổi bật như:

• Giao diện phần mềm vô cùng thân thiện, dễ dàng sử dụng.
• Các quy trình được thực hiện tự động hóa.
• Giảm tối đa thời gian quản lý và chi phí vận hành.
• Tăng hiệu suất làm việc lên đến 50%.
• Giúp bảo mật dữ liệu, thông tin.

Các lợi ích của phần mềm giúp giải quyết các vấn đề trong quản lý dự án xây dựng:

• Phần mềm giúp tổng hợp thông tin các dự án một cách tự động, tập trung thông tin của nhiều dự án trên một hệ thống giúp người quản lý dễ dàng tìm kiếm thông tin.
• Hỗ trợ các nghiệp vụ như phép, chấm công, tính lương được xử lý với tốc độ nhanh chóng và độ chính xác cao.
• Kiểm soát hồ sơ nhân viên chặt chẽ, dễ dàng hơn.
• Giúp hệ thống hóa và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu của dự án đầu tư xây dựng.

5.5. Phần mềm PMS

Phần mềm PMS

Phần mềm PMS - Project Management System là phần mềm giúp quản lý thông tin của dự án xây dựng. Phần mềm giúp dự án vận hành một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí. 

Phần mềm có rất nhiều tính năng hiện đại, thích hợp với khách hàng như:

• Giao diện người dùng đơn giản, rõ ràng, dễ sử dụng. 
• Sử dụng công nghệ lưu trữ đám mây giúp khách hàng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi. 
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, hỗ trợ giải quyết vấn đề, sự cố ngay lập tức. 
• Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác.
• Có giao diện lịch làm việc dễ sử dụng.
• Quản lý từ xa dễ dàng, hiệu quả.

Phần mềm có rất nhiều lợi ích, hữu dụng cho công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng. 

• Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, cập nhật tình hình thực tế thực hiện về tiến độ, tiến độ,khối lượng cho gói thầu. 
• Tổng hợp thông tin cùng một lúc về kế hoạch và thực tế theo thời gian của một hoặc nhiều dự án. 
• Hỗ trợ nhập dữ liệu từ MS PROJECT. Cho phép cảnh báo khi sắp đến ngày kết thúc hợp đồng, quá thời hạn nghiệm thu hoặc trễ tiến độ hợp đồng; Cho biết tiến độ của dự án sớm hay trễ và khối lượng công việc đã hoàn thành của cả dự án. 
• Phần mềm có mục cảnh báo tự động những sai sót về chi phí, tiến độ…trong khi thực hiện dự án giúp chủ đầu tư quản trị rủi ro một cách tối ưu nhất.
• Có phân hệ quản lý công việc theo trình tự thủ tục hồ sơ dự án, giao việc theo bộ phận thực hiện giúp phân quyền người sử dụng.
• Tích hợp phương pháp số vào quản lý hồ sơ giúp tiết kiệm thời gian và giảm tình trạng thất lạc hồ sơ. 

Tìm hiểu thêm:

- Quản Trị Chất Lượng - Khái Niệm, Nội Dung, Nguyên Tắc Cơ Bản

- Chất lượng sản phẩm là gì? Vai trò của chất lượng sản phẩm

Qua bài viết trên chắc chắn bạn đã có cái nhìn tổng quát về quản lý dự án xây dựng. Hy vọng những kiến thức nêu trên về quản lý dự án đầu tư xây dựng là gì?, vai trò cũng như công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản cần làm gì? sẽ có ích với nghiên cứu của bạn.