Khái niệm quản trị chi phí và cách đổi mới công tác lập kế hoạch chi phí

 Nguyễn Thị Thanh    
Khái niệm quản trị chi phí và cách đổi mới công tác lập kế hoạch chi phí
Rate this post

Tri Thức Cộng Đồng chuyên các dịch vụ Thuê người làm báo cáo thực tậpDịch vụ viết thuê dissertationLàm thuê luận văn xin chia sẻ khái niệm quản trị chi phí và cách đổi mới công tác lập kế hoạch chi phí cho bạn đọc tham khảo.

1/ Khái niệm quản trị chi phí là gì?

Quản trị chi phí là quá trình phân tích các thông tin cần thiết liên quan đến thông tin tài chính cho công việc quản trị của một doanh nghiệp. Các thông tin này bao gồm các thông tin tài chính (chi phí và doanh thu), các thông tin phi tài chính (năng suất, chất lượng) và các yếu tố khác của doanh nghiệp.

Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp tập trung năng lực của mình vào các điểm mạnh, tìm ra các cơ hội hoặc các vấn đề quan trọng trong kinh doanh. Bên cạnh đó, quản trị chi phí cũng giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng dịch vụ của mình mà không làm thay đổi chi phí, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp, những người ra quyết định chiến lược có thể nhận diện được các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc cung ứng hàng hóa và dịch vụ, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

2/ Cách đổi mới công tác lập kế hoạch chi phí

Việc lập kế hoạch phải mang tính khả thi và phù hợp với thực tế hoạt động của CÔNG TY. Kế hoạch chi phí quá cao hay quá thấp đều ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Ngoài ra, lập kế hoạch chi phí quá cao dẫn đến không triệt để tiết kiệm, không sử dụng hết chi phí. Khi đó, lợi nhuận thực tế và kế hoạch có sự khác biệt sẽ làm ảnh hưởng tới quỹ lương của Công ty. Để hoàn thiện công tác lập kế hoạch chi phí cần:

– Xây dựng nhiều kịch bản để chủ động áp dụng cho các biến động thị trường

Trước tình hình khó khăn phức tạp, đảo chiều của môi trường kinh doanh, trong quá trình xây dựng các kịch bản phát triển, tái cơ cấu và xác định các chỉ tiêu quy mô, lợi nhuận chi phí thì phải có nhưng kịch bản phụ để lường đón những bất lợi có thể xảy ra.

– Tiếp tục kế hoạch tiết kiệm chi phi

Để đạt được kế hoạch lợi nhuận đề ra, thì chi phí quản lý kinh doanh phải được chú trọng tiết kiệm ngay từ đầu năm.Việc thực hiện tiết giảm chi phí quản lý kinh doanh góp phần tăng lợi nhuận, đồng thời thực hiện nghiêm túc theo chương trình hành động thực hành tiết kiệm chống lãng phí của Chính phủ, của Công ty. Do đó CÔNG TY cần tiếp tục tổ chức theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện mức tối ưu hóa chi phí  quản lý, định kỳ rà soát, kiểm tra và báo cáo Ban lãnh đạo tình hình thực hiện và biện pháp chấn chỉnh kịp thời.

Thực hiện tiết kiệm đến từng khoản mục chi phí để giảm thiểu tối đa những khoản chi không cần thiết, đặc biệt đối với những khoản chi vẫn chưa thật sự tiết kiệm như chi xăng dầu, chi công tác phí, chi mua tài liệu sách báo, chi điện nước vệ sinh,..

– Về kế hoạch chi phí quảng cáo, tiếp thị

Đối với hoạt động quảng cáo tiếp thị cần nghiên cứu kỹ, chú ý đến phương thức thực hiện sao cho hiệu quả để đảm bảo gắn với hiệu quả kinh doanh; có thể không tiến hành trực tiếp mà thông qua việc tham gia các hoạt động xã hội,…và quảng bá cho việc tham gia các hoạt động đó, từ đó cũng góp phần quảng bá cho hình ảnh CÔNG TY. Cần có hướng dẫn cụ thể các Công ty trực tiếp thực hiện các hoạt động truyền thông quảng cáo trên một số kênh như biển tấm lớn, tài trợ một số sự kiện tại địa phương (triển lãm, lễ hội,…), quảng cáo trên các phương tiện truyền thông địa phương, thay đổi hệ thống biển hiệu khi CÔNG TY thay đổi tên gọi, lôgô,… nhằm thống nhất trong tổ chức thực hiện và tăng hiệu quả hoạt động truyền thông.

– Về hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học:

Trên nguyên tắc xem đào tạo là hoạt động đầu tư, là chi phí hoạt động của CÔNG TY thì để công tác đào tạo đạt hiệu quả cao, do vậy, CÔNG TY cần nghiên cứu phương án thuê tư vấn để xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho công tác cổ phần hoá Công ty. Tổ chức nghiên cứu thực trạng chất lượng, trình độ chuyên môn từng chuyên ngành để từng bước hoàn thiện, cải tiến chương trình học,cần xây dựng các tiêu chí để thực hiện chi trả thù lao giáo viên phù hợp, nghiên cứu phương thức đào tạo hiệu quả nhưng tối ưu hóa chi phí .

3/ Xây dựng ý thức tối ưu hóa chi phí cho nhân viên

Sau khi đã có những thông tin về chi phí và Công ty đã đề ra một số giải pháp. Những biện pháp đó có triển khai được không? Và triển khai có hiệu quả không thì lại phụ thuộc vào yếu tố khác. Điển mấu chốt cho sự thành công của Công ty trong kiểm soát chi phí và quản lý chi phí là ý thức tối ưu hóa chi phí  chứ không phải thông qua những thao tác kế toán. Quan tâm tới chi phí không phải là thái độ mà nó phải là một hành vi, mà đầu tiên xuất phát từ những nhà quản lý, từ giám đốc Công ty. Trên cương vị quản lý họ phải đối mặt với rất nhiều vẫn đề đòi hỏi nỗ lực không ngừng. Luôn phải theo dõi để tránh nguồn vốn huy động bị sụt giảm, chi các khoản chi phí không đúng theo quy định, cách làm việc thiếu kỷ luật…Một điều rõ ràng là chính những nhà quản lý phải giải quyết những vấn đề đó.

Tuy nhiên, họ cần sự hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên để duy trì và tìm ra các cách thức giảm chi phí, lập báo cáo về những gì thực tế đã xảy ra trong Công ty. Ví dụ như : Giám đốc Công ty cố gắng giảm chi phí điện bằng cách đều đặn tắt các thiết bị điện mỗi khi kết thúc buổi làm việc, nhưng hiệu quả sẽ chẳng là bao nhiêu khi mà các phòng ban và các phòng giao dịch đều vẫn bật sáng, điều hòa mở suốt đêm….Như vậy vấn đề tiết kiệm chỉ thực sự hiệu quả khi mà thuyết phục được đội ngũ nhân viên cùng thực hiện.

a/ Xây dựng mối liên hệ giữa nhà quản lý với nhân viên

Mục đích của công việc này là đạt được sự thống nhất giữa nhà quản lý với nhân viên về những vấn đề liên quan tới kiểm soát chi phí. Chỉ khi đội ngũ nhân viên có nhận thức rõ ràng thì mới mong có sự biến đổi thực sự trong hành động. Muốn làm được điều đó có thể thông qua các công cụ khác nhau, như mối liên hệ gián tiếp từ những văn bản hoặc những cuộc trao đổi trực tiếp. Thông thường các văn bản không dễ hiểu và dễ nản lòng do đó các cuộc gặp mặt sẽ hiệu quả hơn, ở đó các nhà quản lý sẽ thực hiện được một quá trình: tham gia, trao đổi và phản hồi, ba điểm mấu chốt cần có trong xây dựng các mối quan hệ. Những thông tin mà cả nhà quản lý và nhân viên thu được sẽ thực tế hơn, đáng tin cậy và thực dụng hơn. Các nhân viên cần phải nhận thức được một điều là : quan tâm tới chi phí đồng nghĩa với coi đó như tiền của mình phải bỏ ra trả cho những chi phí, đó là một thực tế nhưng khó thừa nhận.

Xây dựng các mối quan hệ cũng không có nghĩa là tạo nên rồi ngừng lại mà phải thường xuyên, liên tục và quan trọng hơn là phải chân thật. Và mối quan hệ này sẽ hiệu qảu hơn nếu thường xuyên có sự giám sát lẫn nhau.

b/ Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí

Mặc dù nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhưng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí. Do vậy bản thân họ quan tâm, tham gia quản lý chi phí là cần thiết. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “tham gia là bị ràng buộc”. Vì vậy khuyến khích nhân viên tham gia nghĩa là tạo ra sự ràng buộc giữa các nhân viên với kiểm soát, quản lý chi phí của Công ty.

Trước hết là khuyến khích họ tham gia và trao đổi thông tin về chi phí. Những thông tin này trước hết là ở bản thân họ, bộ phận các nhân viên làm việc, hoặc những thông tin ở bộ phận khác như vậy tạo ta sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau. Cũng cần khuyến khích họ đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Các nhà quản lý không chỉ kiểm tra giám sát nhân viên làm việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng những đề xuất của nhân viên. Cần có chế độ khen thưởng thỏa đáng với những đề xuất hiệu quả, và ngay cả những đề xuất thiếu tính hiệu quả nhà quản lý cũng cần có thông tin phản hồi để nhân viên thấy rằng ý kiến của họ được quan tâm, tôn trọng.