Hướng dẫn cách viết nhật ký thực tập xuất nhập khẩu đạt điểm cao

Nhật ký thực tập xuất nhập khẩu là bản ghi chép chi tiết toàn bộ công việc thực tế của sinh viên tại doanh nghiệp logistics. Đây là minh chứng quan trọng để giảng viên đánh giá năng lực và thái độ làm việc. Bài viết này, Tri Thức Cộng Đồng sẽ hướng dẫn bạn cách viết chuẩn xác và cung cấp các biểu mẫu tham khảo chất lượng nhất.

1. Vì sao cần viết nhật ký thực tập xuất nhập khẩu?

Hiểu rõ bản chất của tài liệu này giúp các bạn ghi chép thông tin đúng trọng tâm và ghi điểm với giảng viên. Về cơ bản, đây là một phần không thể thiếu trong cấu trúc của một bài báo cáo tốt nghiệp.

Nhật ký thực tập xuất nhập khẩu là văn bản tổng hợp các hoạt động nghiệp vụ mà sinh viên trực tiếp tham gia tại công ty trong suốt thời gian cọ xát thực tế. Thông qua đó, người hướng dẫn sẽ đánh giá được tiến độ làm việc, kỹ năng chuyên môn và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bạn.

Tài liệu này thường được đính kèm ở phần cuối của bài báo cáo hoặc in thành một cuốn sổ tay riêng biệt. Mỗi trường đại học sẽ có những quy chuẩn trình bày khác nhau. Tóm lại, bản ghi chép này phản ánh chân thực năng lực thực hành nghiệp vụ ngoại thương của sinh viên.

2. Cách viết nhật ký thực tập xuất nhập khẩu đạt điểm cao

Cách viết nhật ký thực tập xuất nhập khẩu đạt điểm cao

Để sở hữu một bản ghi chép ấn tượng, bạn cần tuân thủ cấu trúc logic và trình bày thông tin một cách khoa học. Tri thức cộng đồng sẽ phân tích hai hình thức viết phổ biến nhất hiện nay để các bạn dễ dàng áp dụng.

Dù lựa chọn hình thức nào, các bạn cũng phải giữ nguyên định dạng font chữ, cỡ chữ đồng nhất với toàn bộ báo cáo. Quan trọng nhất, văn bản phải có chữ ký và con dấu xác nhận của người hướng dẫn trực tiếp tại cơ sở thực tập để đảm bảo tính minh bạch.

2.1. Nhật ký thực tập xuất nhập khẩu dạng văn bản

Hình thức này phù hợp để diễn giải chi tiết quá trình xử lý các nghiệp vụ phức tạp. Cấu trúc bài viết được phân chia rõ ràng theo từng mốc thời gian cụ thể.

Sinh viên cần ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của từng tuần thực tập (Ví dụ: Tuần 1 từ 01/10/2023 đến 07/10/2023). Mỗi tuần sẽ đóng vai trò là một tiêu đề lớn. Bên dưới, các bạn liệt kê trực tiếp những công việc đã xử lý trong mảng xuất nhập khẩu.

Lưu ý không nên diễn giải quá dài dòng gây rối mắt cho người đọc. Hãy thụt lề hợp lý để giảng viên dễ dàng theo dõi mạch công việc. Dù viết ngắn gọn, bạn vẫn phải đảm bảo trình bày đủ ba yếu tố: thời gian, nội dung công việc và kết quả đạt được.

2.2. Nhật ký thực tập xuất nhập khẩu dạng bảng

Đây là định dạng được nhiều sinh viên ngành xuất nhập khẩu ưu tiên lựa chọn nhờ tính trực quan cao. Dữ liệu được phân bổ khoa học giúp việc theo dõi và đánh giá trở nên nhanh chóng hơn.

Các bạn hãy chia bảng thành ba cột chính. Cột thứ nhất thể hiện mốc thời gian theo ngày hoặc theo tuần. Cột thứ hai ghi tóm tắt nội dung công việc, ví dụ như soạn thảo hợp đồng ngoại thương, mở tờ khai hải quan hay kiểm tra bộ chứng từ.

Cột thứ ba dành cho kết quả công việc hoặc tiến độ hoàn thành. Nếu công việc chưa có kết quả đo lường được ngay, bạn có thể đổi tên cột này thành “Nhận xét của người hướng dẫn” hoặc “Ghi chú”. Các bạn cần đảm bảo căn chỉnh độ rộng các cột sao cho cân đối với lượng chữ bên trong.

3. Tham khảo mẫu nhật ký thực tập xuất nhập khẩu (Kèm link tải)

Tổng hợp các mẫu nhật ký thực tập xuất nhập khẩu

Tri thức cộng đồng đã tổng hợp chi tiết nội dung gợi ý cho từng vị trí nghiệp vụ đặc thù trong ngành logistics. Các bạn có thể dựa vào những thông tin dưới đây để hoàn thiện văn bản báo cáo của mình một cách chuyên nghiệp nhất.

3.1. Mẫu nhật ký thực tập xuất nhập khẩu vị trí Chứng từ (Docs)

Công việc của một nhân viên chứng từ đòi hỏi sự tỉ mỉ và độ chính xác tuyệt đối đối với các con số. Dưới đây là những đầu việc cốt lõi mà các bạn cần trình bày chi tiết vào bản ghi chép hàng tuần.

Vị trí chứng từ đóng vai trò trọng yếu trong việc đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất của toàn bộ hồ sơ hàng hóa. Do đó, các bạn cần thể hiện năng lực rà soát, soạn thảo văn bản mạch lạc và kỹ năng sử dụng các phần mềm khai báo chuyên dụng. Cụ thể, các nội dung công việc hàng ngày bạn có thể ghi chép bao gồm:

• Ngày 1: Nhận bộ chứng từ nháp từ khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ và logic của Commercial Invoice, Packing List.
• Ngày 2: Lên Draft Bill of Lading (B/L) gửi khách hàng xác nhận, đối chiếu số liệu và chỉnh sửa thông tin (nếu có).
• Ngày 3: Lên tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUS/VNACCS và truyền tờ khai nháp để người hướng dẫn duyệt.
• Ngày 4: Thực hiện khai báo xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) trên hệ thống VCCI hoặc hệ thống của Bộ Công Thương.

3.2. Mẫu nhật ký thực tập vị trí Hiện trường (Ops)

Vị trí hiện trường mang tính chất di chuyển liên tục, trực tiếp cọ xát thực tế tại các chi cục hải quan và cảng biển. Bản ghi chép của bạn cần thể hiện rõ quy trình giao nhận hàng hóa và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.

Nhân viên Ops chính là người trực tiếp cầm bộ hồ sơ đi thông quan để lấy hàng hóa về kho cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng nhất. Vì vậy, các bạn hãy thuật lại toàn bộ các bước làm việc thủ tục với các cơ quan hữu quan, kho bãi. Gợi ý nội dung để các bạn điền vào bảng nhật ký thực tập xuất nhập khẩu như sau:

• Ngày 1: Xuống cảng/sân bay đóng các loại phụ phí lưu kho, phí nâng hạ (Local charges) và lấy Lệnh giao hàng (D/O).
• Ngày 2: Trình bộ chứng từ giấy nộp cho hải quan tiếp nhận để mở tờ khai phân luồng Vàng hoặc luồng Đỏ.
• Ngày 3: Phối hợp cùng cán bộ kiểm hóa cắt seal, mở container kiểm tra thực tế tình trạng hàng hóa tại bãi.
• Ngày 4: Thanh lý tờ khai hải quan bãi, điều phối xe tải/xe container vào cảng kéo hàng giao cho khách.

3.3. Mẫu nhật ký thực tập xuất nhập khẩu vị trí Sales Logistics

Đặc thù của bộ phận kinh doanh là tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận tải quốc tế và tư vấn các giải pháp cước phí. Do đó, các bạn cần làm nổi bật kỹ năng thu thập thông tin thị trường và chăm sóc khách hàng trong quá trình thực tập.

Sales Logistics là lực lượng nòng cốt mang lại doanh thu trực tiếp cho công ty thông qua việc chốt các lô hàng xuất nhập. Tóm lại, bản nhật ký cần chứng minh được sự kiên trì, kỹ năng giao tiếp và tư duy đàm phán của bạn. Các công việc tiêu biểu có thể ghi chép gồm:

• Ngày 1: Lọc data khách hàng tiềm năng trên các trang vàng doanh nghiệp, group xuất nhập khẩu và thực hiện Telesales.
• Ngày 2: Gửi email giới thiệu năng lực dịch vụ (Company Profile) và theo dõi, xin lịch hẹn gặp mặt trực tiếp với khách.
• Ngày 3: Kiểm tra cước phí đại lý nước ngoài (Agent) và hãng tàu để làm bảng báo giá chi tiết (Quotation) gửi khách.
• Ngày 4: Đàm phán cước phí, chốt lô hàng (Booking), theo dõi tiến độ vận chuyển để liên tục cập nhật tình trạng cho khách.

3.4. Mẫu nhật ký vị trí Mua hàng quốc tế (Purchasing)

Quá trình mua hàng quốc tế đòi hỏi khả năng thẩm định nhà cung cấp uy tín và đánh giá rủi ro thương mại kỹ lưỡng. Các bạn hãy tham khảo cấu trúc dưới đây để ghi lại những kinh nghiệm đàm phán hợp đồng ngoại thương quý giá.

Nhân viên Purchasing đảm nhận trọng trách tối ưu hóa chi phí đầu vào và kiểm soát chất lượng nguồn hàng ổn định cho doanh nghiệp. Về cơ bản, bạn hãy trình bày mạch lạc toàn bộ quy trình từ khâu tìm kiếm nguồn hàng đến khi chốt đơn hàng xuyên biên giới. Nội dung gợi ý bao gồm:

• Ngày 1: Tìm kiếm nhà cung cấp trên các nền tảng thương mại điện tử B2B (Alibaba, 1688…) và gửi yêu cầu báo giá (Inquiry).
• Ngày 2: Lập bảng so sánh báo giá, đánh giá năng lực nhà cung cấp và yêu cầu họ gửi hàng mẫu (Sample) về Việt Nam.
• Ngày 3: Tham gia các cuộc họp trực tuyến để đàm phán điều khoản thanh toán (T/T, L/C) và điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Ngày 4: Phối hợp soạn thảo Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), trình ký và theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, giao hàng.

Tải về tài liệu tham khảo tổng hợp tại đây

Việc hoàn thành tốt nhật ký thực tập xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn tổng hợp lại toàn bộ kiến thức và ghi điểm tuyệt đối trong mắt hội đồng chấm thi. Tri Thức Cộng Đồng chúc các bạn có một kỳ thực tập thành công, tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tiễn quý giá cho con đường sự nghiệp sau này.

Nếu có nhu cầu thuê viết bài, hãy liên hệ với Tri Thức Cộng Đồng qua hotline 0946.88.33.50 hoặc email ttcd.group@gmail.com. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ hỗ trợ các bạn hoàn thành bài báo cáo chất lượng, đạt điểm cao và đúng deadline.