Khái niệm về thông tin, đơn vị đo lường thông tin

 Nguyễn Thị Hà    
Khái niệm về thông tin, đơn vị đo lường thông tin
Rate this post

Khái niệm về thông tin, đơn vị đo lường thông tin và vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh

1/ Khái niệm về thông tin

Khái niệm về thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng.

Hiểu một cách tổng quát thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng. Như vậy thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngoài cái giá vật chất của nó tức là các vật mang tin.

Khái niệm về thông tin

Khái niệm về thông tin

Hiện tại, chúng tôi đang cung cấp dịch vụ giá làm luận văn thuêviết essay tiếng anh, khóa luận tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp, dịch vụ chạy SPSS,… chuyên nghiệp nhất thị trường. Nếu bạn không có thời gian hoàn thành bài luận, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!

2/ Đơn vị đo lường thông tin

Sau khi tìm hiểu về “Khái niệm về thông tin” ta cần biết thông tin được đo lường bằng đơn vị gì.

Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượng thông tin mà người nghiên cứu nhận được từ một thông báo, dữ liệu về đối tượng xét theo một phương diện nghiên cứu nào đó

– Độ đa dạng và độ bất định – Đơn vị đo

Độ đa dạng V của hệ thống X phụ thuộc vào số trạng thái n của nó

V = f (n) thỏa mãn các điều kiện sau:

+ Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất ( n = 1 ) thì độ đa dạng bằng 0

f (1) = 0

+ Nếu 2 hệ thống X ( X1,  X2, X-3,…Xn ) và Y ( Y1, Y2,¬…Yn ) độc lập với nhau nếu kết hợp 2 hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thống mới bằng độ đa dạng của hai hệ thống thành phần

Để đo độ bất định của hệ thống X ta đưa vào khái niệm entropy

3/ Định nghĩa thông tin trong quản trị kinh doanh

Thông tin là những tin tức mới,được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh.

a/ Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh

– Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng

– Thông tin là công cụ của quản trị kinh doanh

– Thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược của doanh nghiệp

– Thông tin là cơ sở để thực hiện hạch toán kinh tế

– Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản trị kinh doanh

b/ Phân loại thông tin

* Xét theo mối quan hệ giữa bên trong doanh nghiệp và bên ngoài môi trường gồm:

– Thông tin bên trong: là những thông tin phát sinh bên trong nội bộ của doanh nghiệp gồm các số liệu về đội ngũ cán bộ, nhân lực, vốn, tài sản thiết bị, nguyên nhiên vật liệu…

– Thông tin bên ngoài: gồm các thông tin trên thị trường như giá cả, chất lượng, chủng loại sản phẩm, sự biến động của tiền tệ, dân cư…

* Xét theo chức năng của thông tin gồm:

– Thông tin chỉ đạo:

+ Mang các mệnh lênh, chỉ thị, chủ trương, nhiệm vụ mục tiêu kinh tế đã định.

+ Có các tác động quy định đến mọi phương hướng hoạt động của đối tượng quản lý.

– Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

* Xét theo cách truyền tin

– Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung và thủ tục đã định trước theo định kỳ và trong thời hạn nhất định.

– Thông tin không có hệ thống: là những thông tin được truyền đi khi có sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thị trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời.

Phân loại thông tin

Phân loại thông tin

* Theo phương pháp thu nhận và xử lý thông tin

– Thông tin về khoa học kỹ thuật

+ Làm cơ sở cho việc chế tạo ra các loại thiết bị kỹ thuật và tổ chức các quá trình công nghệ

+ Do các cơ quan khoa học kỹ thuật thu thập trong các sách, tạp chí, khoa học kỹ thuật, các bằng chứng nhận, phát minh sáng chế, các văn bản thiết kế, các chế tạo và công nghệ.

– Thông tin về tình hình kinh tế như giá cả, doanh thu, lãi suất, cung cầu trên thị trường…

* Xét theo hướng chuyển động của thông tin

– Thông tin chiều ngang: nối các chức năng quản trị của một cấp.

– Thông tin chiều dọc:  nối chức năng ở các cấp khác nhau trong cơ cấu quản trị.

* Xét theo số lần gia công

– Thông tin ban đầu: còn gọi là thông tin sơ cấp tức là những thông tin thu thập ban đầu chưa qua xử lý.

– Thông tin thứ cấp: là những thông tin đã qua xử lý tức là các báo cáo, các biểu mẫu đã được chỉnh lý theo một yêu cầu nào đó.

c/ Yêu cầu đối với thông tin

*  Thông tin chính xác và trung thực

– Thông tin cần được đo lường chính xác và phải được chi tiết hóa đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc đề ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí.

– Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho nhà quản trị.

*  Tính kịp thời và linh hoạt

– Thời gian là kẻ thù của thông tin, thời gian là cho thông tin lỗi thời và vô ích

– Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề.

– Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không có mục đích vì vấn đề chưa chín muồi và sự thay đổi của tình hình diễn ra sau đó làm cho thông tin trở nên vô dụng

– Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, làm cho quyết định trở nên kém hiệu quả.

– Mâu thuẫn giữa tính đầy đủ và tính kịp thời được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin.

– Thông tin cần tiện lợi cho việc sử dụng

* Tính đầy đủ

– Bảo đảm cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để ra quyết định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản trị.

– Tránh tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin.

* Tính hệ thống và tổng hợp

– Kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả.

– Làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng quản lý cho phù hợp với tình huống cụ thể.

* Tính cô đọng và lôgic

Thông tin phải có tính nhất quán, tính có luận cứ, không có chi tiết thừa, tính có nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhờ sử dụng thông tin.

d/ Bảo đảm thông tin cho các quyết định trong quản trị kinh doanh

* Xác định nhu cầu thông tin trong quản trị kinh doanh

Dịch vụ thông tin phải được tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản trị, vì mỗi cấp quản trị đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm đã quy định.

Trong công tác quản trị kinh doanh người ta chia người lãnh đạo ra làm 3 cấp:

– Người lãnh đạo cấp cao

– Người lãnh đạo cấp trung

– Người lãnh đạo cấp thấp

Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của họ để xác định nhu cầu về thông tin cho phù hợp

* Tổ chức hệ thống thông tin trong kinh doanh

– Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin của doanh nghiệp

+ Mở rộng khả năng thu thập thông tin của cơ quan quản trị và người lãnh đạo có thể nhanh chóng đưa ra được những quyết định đúng đắn.

+ Bảo đảm cho người quản trị nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của thị trường và của đối tượng quản trị, để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản trị sản xuất kinh doanh.

+ Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản trị: tiết kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin.

– Chức năng hệ thống thông tin của doanh nghiệp

– Thu thập thông tin

Thu thập thông tin thị trường bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp khách hàng

Ưu điểm:

+ Thu thập thông tin nhanh

+ Người đi phỏng vấn vẫn nắm được nhu cầu thị hiếu của khách hàng một cách cụ thể.

Nhược điểm:

+ Không hỏi được nhiều người vì hỏi nhiều sẽ lâu và tốn kém

+ Rất tùy thuộc vào quan điểm của người đi hỏi

+ Khó khăn trong công tác tổng hợp vì mỗi nhân viên hỏi một kiểu nên độ đa dạng khi khách hàng trả lời rất lớn

Thu thập thông tin thị trường bằng phương tiện kỹ thuật như điện thoại, Fax hoặc qua mạng máy tính

Ưu điểm:

+ Thu thập thông tin nhanh

+ Thu thập được tất cả những thông tin gần, cả những thông tin từ rất xa

Nhược điểm:

+ Sẽ tốn kém kinh phí

+ Cũng phụ thuộc chủ quan của người đi phỏng vấn

+ Độ đa dạng của cách trả lời rộng nên khó tổng hợp

Thu thập thông tin thị trường băng các phiếu điều tra tức là các vấn đề cần hỏi khách hàng được thể hiện trên một văn bản và gửi cho khách hàng

Ưu điểm:

+ Câu hỏi chuẩn xác

+ Thuận lợi cho công tác tổng hợp phân tích đánh giá

+ Có chứng từ lưu trữ sử dụng cho nhiều lần

Nhược điểm:

+ Tỷ lệ thu hồi ít, theo kinh nghiệm thì cao nhất cũng chỉ đạt 20% số phát ra, chính vì vậy để nâng tỷ lệ thu thập ý kiến khách hàng một số hãng dùng phương pháp khuyến khích có thưởng cho ý kiến khách hàng gửi về sớm và có chất lượng, nhờ cách này mà tỷ lệ thu hồi các ý kiến khách hàng tăng lên rõ rệt

+ Thời gian thu thập thông tin chậm, vì vậy người ta hay dùng cho việc đánh giá thông tin trong việc ra quyết định chiến lược

Đối với việc thu thập thông tin bằng phiếu điều tra thì việc xây dựng bảng câu hỏi là rất quan trọng

* Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin

– Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản trị các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin.

– Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ của cán bộ quản trị, dịch vụ thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản trị và với tác phong của người lãnh đạo.

– Đưa tin vào một lần và sử dụng nhiều lần.

– Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống.

– Mô hình hóa các quá trình thông tin.

– Kết hợp xử lý thông tin: Làm sao cho cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng phải bận tâm về việc xử lý thông tin, dành thời gian tập trung vào các hoạt động sáng tạo như xây dựng và lựa chọn các phương án quyết định.

– Đảm bảo sự phát triển liên tục, không ngừng của hệ thống thông tin, phải từng bước hợp lý hóa hệ thống thông tin để có thể bảo đảm thu thập, xử lý và cung cấp cho quản lý những thông tin chính xác và kịp thời.

– Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin.

– Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin.

Hy vọng bài viết “Khái niệm về thông tin, đơn vị đo lường thông tin” sẽ giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của thông tin trong việc ra quyết định quản trị.