9 Tháng 10, 2025Trong hoạt động kinh doanh, công nợ đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền và đánh giá tình hình tài chính. Vậy công nợ là gì, gồm những loại nào và cách quản lý công nợ ra sao để đảm bảo cân bằng tài chính? Mời các bạn theo dõi bài viết sau đây của Tri Thức Cộng Đồng.
1. Công nợ là gì?
Định nghĩa công nợ là gì?
Công nợ là toàn bộ các khoản phải thu và phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm: khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán, tạm ứng và các khoản phải thu, phải trả khác.
1.1. Các khoản phải thu khách hàng
Đây là những khoản tiền doanh nghiệp đã bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền. Việc quản lý tốt các khoản phải thu giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất vốn và duy trì thanh khoản ổn định.
1.2. Các khoản phải trả người bán
Khoản phải trả người bán là giá trị hàng hóa, vật tư, dịch vụ mà doanh nghiệp đã nhận nhưng chưa thanh toán. Việc theo dõi chi tiết từng khoản phải trả giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi trả hợp lý, tránh vi phạm hợp đồng hoặc mất uy tín với đối tác.
1.3. Các khoản phải thu, phải trả khác
Ngoài khách hàng và nhà cung cấp, doanh nghiệp còn có các khoản công nợ khác như: ký quỹ, ký cược, bồi thường vật chất, hoặc các khoản phải trả về BHXH, BHYT, công đoàn… Đây đều là những nghiệp vụ kế toán cần được quản lý rõ ràng để đảm bảo minh bạch tài chính.
1.4. Các khoản tạm ứng
Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư doanh nghiệp giao cho cá nhân hoặc bộ phận để thực hiện công việc được phê duyệt. Người nhận tạm ứng có trách nhiệm quyết toán sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
>> Đọc thêm: Khả năng thanh toán hiện thời và các chỉ tiêu khả năng thanh toán khác
2. Những yêu cầu trong quản lý công nợ
Những yêu cầu về quản lý công nợ
Quản lý công nợ không chỉ là công việc của riêng bộ phận kế toán, mà còn là một quy trình tổng thể liên quan đến nhiều phòng ban như kinh doanh, mua hàng và tài chính. Dưới đây là những yêu cầu quan trọng trong quá trình quản lý công nợ doanh nghiệp.
2.1. Quản lý các khoản phải thu
Các khoản phải thu chính là nguồn vốn tạm thời bị “đóng băng” trong quá trình kinh doanh, nên việc kiểm soát chặt chẽ là cực kỳ cần thiết.
Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện những yêu cầu sau:
- Hạch toán chi tiết từng đối tượng phải thu: Ghi chép rõ ràng từng khách hàng, từng lần thanh toán, từng hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch.
- Theo dõi và đối chiếu công nợ định kỳ: Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa doanh nghiệp và khách hàng giúp phát hiện sai sót kịp thời, đồng thời đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn, tránh bị chiếm dụng vốn.
- Xử lý nợ khó đòi có căn cứ hợp pháp: Với những khoản nợ chậm thanh toán, kế toán cần lưu giữ đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ, biên bản xử lý nợ hoặc các bằng chứng xác thực khác để làm cơ sở pháp lý khi cần thiết.
- Lập dự phòng nợ khó đòi: Những khoản nợ tồn đọng lâu ngày hoặc có nguy cơ mất vốn cần được xác minh cụ thể và trích lập quỹ dự phòng nợ khó đòi. Đây là bước quan trọng giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp trên báo cáo kế toán.
2.2. Quản lý các khoản phải trả
Song song với việc quản lý khoản phải thu, các khoản phải trả cũng cần được theo dõi sát sao để đảm bảo cân đối nguồn vốn và uy tín với đối tác.
Một số yêu cầu cơ bản trong quản lý khoản phải trả bao gồm:
- Ghi chép chi tiết từng đối tượng phải trả: Mỗi nhà cung cấp, đơn vị thầu hay bên dịch vụ đều phải có sổ theo dõi riêng biệt để tránh nhầm lẫn hoặc thanh toán trùng lặp.
- Theo dõi các khoản ứng trước: Nếu doanh nghiệp đã tạm ứng tiền cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ, cần ghi nhận cụ thể để kiểm soát chi phí và đảm bảo quyền lợi hợp đồng.
- Cập nhật chiết khấu và giảm giá kịp thời: Trong trường hợp người bán có chiết khấu thanh toán hoặc giảm giá hàng hóa, kế toán phải ghi nhận đúng kỳ để giảm trừ nợ phải trả tương ứng, tránh sai lệch sổ sách kế toán.
- Kiểm soát dòng tiền chi trả hợp lý: Việc thanh toán nên được lên kế hoạch cụ thể theo kỳ hạn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn vốn lưu động và duy trì khả năng thanh toán ổn định.
>> Đọc thêm: Dịch vụ thuê chạy SPSS theo yêu cầu của khách hàng
3. Nhiệm vụ của kế toán công nợ
Trong hoạt động tài chính, kế toán công nợ giữ vai trò trung tâm, giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình thu – chi và đảm bảo các giao dịch diễn ra minh bạch. Công tác kế toán công nợ cần được thực hiện cẩn trọng, chính xác và cập nhật thường xuyên để hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định đúng đắn.
3.1. Kế toán công nợ phải thu khách hàng
Đối với nghiệp vụ công nợ phải thu, kế toán cần:
- Ghi chép đầy đủ và kịp thời mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến khách hàng.
- Mở sổ chi tiết theo từng khách hàng, từng hợp đồng, từng lần thanh toán để theo dõi dễ dàng.
- Đôn đốc và kiểm tra việc thu hồi nợ thường xuyên, đảm bảo không để phát sinh nợ quá hạn.
- Đối chiếu công nợ định kỳ: Cuối mỗi tháng hoặc quý, kế toán cần lập biên bản đối chiếu công nợ để xác nhận số liệu chính xác giữa hai bên.
3.2. Kế toán công nợ phải trả người bán
Đối với nghiệp vụ công nợ phải trả, kế toán có nhiệm vụ:
- Theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp và từng lần thanh toán, đảm bảo không bỏ sót hoặc ghi trùng công nợ.
- Ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, kể cả khi chưa hoàn tất giao dịch hoặc thanh toán.
- Cập nhật chiết khấu, giảm giá, bù trừ công nợ một cách chính xác để phản ánh đúng tình hình tài chính.
- Phối hợp với bộ phận mua hàng và tài chính nhằm kiểm soát tiến độ thanh toán, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tiền.
Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn hiểu rõ công nợ là gì và những công việc mà kế toán công nợ cần làm. Đừng quên theo dõi Tri Thức Cộng Đồng để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác nữa nhé.
Share
