Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương

 Nguyễn Thị Thanh    
Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương
Rate this post

1.Khái niệm tiền lương là gì?

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động). Trong đó lao động với tư cách là lao động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn d-ới dạng thù lao lao động.

Vậy tiền lương là gì? Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng của công việc của họ. Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức lương theo thời gian, lương theo sản phẩm và tiền lương khoán.

Hiện tại, chúng tôi đang cung cấp dịch vụ viết thuê luận văn kế toán chất lượng, giá cả cạnh tranh, giao bài đúng hạn. Nếu bạn không có thời gian hoàn thành bài luận, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé

2. Bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương

Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT).

Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh; 5% còn lại là do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Quỹ BHXH được chi tiêu trong trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Qũy này do cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý.

Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương cơ bản của công nhân viên chức trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT theo quy định hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động.

Ngoài ra, để có nguồn chi phí lao động công đoàn, hàng tháng, doanh nghiệp còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp (Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiêm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng an ninh) thực tế phải trả cho người lao động – kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn (KPCĐ). Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%.

Tiền lương là gì

Tiền lương là gì

3. Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương và các khoản trích theo lương đóng một vai trò quan trọng vì một số nguyên nhân sau đây:

Thứ nhất, tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí rất lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức.

Thứ hai, Trong các cuộc kiểm toán mà tiền lương là một bộ phận đáng kể của hàng tồn kho tại các công ty sản xuất và chế biến và công ty xây dựng…, việc phân loại không đúng đắn tài khoản tiền lương có thể ảnh h-ởng đáng kể đến quá trình đánh giá tài sản của một số tài khoản như sản phẩm đang chế tạo, thành phẩm hoặc các công trình đang xây dựng dở dang. Thí dụ, chi phí sản xuất chung phân bổ cho hàng tồn kho vào ngày lập bảng cân đối tài sản có thể bị báo cáo dư nếu tiền lương của nhân viên quản lý hành chính vô tình phân bổ vào chi phí sản xuât chung. Tương tự, quá trình đánh giá hàng tồn kho bị ảnh hưởng nếu chi phí lao động trực tiếp của các cá nhân, nhân viên không phân bổ cho đúng công việc hoặc đúng quá trình sản xuất. Khi một số công việc được tính hoá đơn theo phương pháp cộng chi phí, thu nhập và giá trị của hàng tồn kho đều bị ảnh hưởng bởi việc phân bổ chi phí lao động không đúng công việc.

Khi chi phí lao động là một yếu tố trọng yếu trong quá trình đánh giá hàng tồn kho thì phải có một sự chú trọng đặc biệt vào việc khảo sát các quá trình kiểm soát nội, bộ cách phân loại đúng đắn các nghiệp vụ tiền lương. Tính chất nhất quán từ kỳ này qua kỳ khác, một tính chất cơ bản của cách phân loại, có thể được khảo sát bằng việc xem xét lại sơ đồ tài khoản và các thể thức thủ công. Điều cũng nên làm là đối chiếu các phiếu công việc hoặc bằng chứng khác về sự có làm việc của nhân viên trong một công việc hoặc quá trình sản xuất cá biệt với sổ sách kế toán mà có ảnh hưởng đến quá trình đánh giá hàng tồn kho.

Thứ ba, tiền lương là một trong các khoản mục có thể xảy ra các hình thức gian lận của nhân viên làm cho một lượng tiền lớn của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát. Với những lý do trên nên kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương thường được kiểm toán viên chú trọng trong các cuộc kiểm toán tài chính.

Vai trò của tiền lương

Vai trò của tiền lương

4. Chức năng của tiền lương là gì?

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian hoặc theo khối lượng công việc, lao vụ mà người lao động đã đóng góp cho doanh nghiệp. Tiền lương của một doanh nghiệp bao gồm lương nhân viên hành chính, lương hưởng theo giờ lao động/sản lượng công việc thực tế, các khoản thưởng, hoa hồng, các khoản phúc lợi và những khoản trích theo tiền lương theo quy định hiện hành của pháp luật hoặc theo sự thoả thuận của đôi bên.

Các chức năng liên quan tới chu trình tiền lương và nhân viên gồm có việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên; phê duyệt về các mức lương, bậc lương và sự thay đổi trong mức lương và bậc lương; theo dõi và tính toán thời gian lao động, công việc/lao vụ hoàn thành của nhân viên; tính toán tiền lương và lập bảng thanh toán tiền lương; ghi chép sổ sách tiền lương; thanh toán tiền lương và đảm bảo số lương chưa thanh toán.

– Thuê mướn và tuyển dụng nhân viên:

Việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên được tiến hành bởi bộ phận nhân sự. Tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê mướn đều được ghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi ban quản lý. Bảo báo cáo này cần phải chỉ rõ về phân công vị trí và trách nhiệm công viêc, mức lương khởi điểm, các khoản thưởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đã được phê chuẩn. Bản báo cáo này đươc lập thành hai bản, một bản dùng để vào sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên và lưu ở phòng nhân sự. Một bản còn lại được gửi xuống phòng kế toán tiền lương để làm căn cứ tính lương.

Việc phân chia tách bạch giữa chức năng nhân sự với chức năng thanh toán tiền lương là hết sức cần thiết nhằm kiểm soát rủi ro của việc thanh toán cho những nhân viên khống. Bởi vì chỉ có phòng nhân sự mới có điều kiện để đưa thêm danh sách các nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ có phòng kế toán tiền lương mới có điều kiện thanh toán tiền lương cho người lao động. Nên việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của bộ phận nhân sự làm các hồ sơ nhân sự giả tạo, đồng thời các nhân viên bộ phận tiền lương chỉ có thể thanh toán cho những ai có tên trong danh sách của sổ nhân viên với các mức lương đã được ấn định cụ thể. Sự kết hợp của hai chức năng này lại làm một sẽ tạo điều kiện để gian lận và sai phạm nảy sinh.

– Phê duyệt các thay đổi của mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi:

Những thay đổi mức lương, bậc lương và các khoản đi kèm thường xảy ra khi các nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay nghề v.v…Khi đó, các nhà quản đốc hoặc đốc cống sẽ đề xuất với Ban quản trị về sự thay đổi mức lương hoặc bậc lương cho cấp dưới của họ. Tuy nhiên, tất cả các sự thay đổi đó đều phải được ký duyệt bởi phòng nhân sự hoặc người có thẩm quyền trước khi ghi vào sổ nhân sự. Việc kiểm soát đối với những thay đổi này nhằm đảm bảo tính chính xác về các khoản thanh toán tiền lương.

Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trường hợp đã mãn hạn hợp đồng hoặc bị đuổi việc hoặc thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đã rời khỏi công ty rồi nhưng vẫn được tính lương.

– Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành:

Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công việc/lao vụ hoàn thành của người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiền lương. Đây chính là căn cứ tính lương, tính thưởng và các khoản trích trên tiền lương cho các nhân viên.

Đối với các doanh nghiệp áp dụng chứng từ kế toán Việt Nam thì chứng từ ban đầu sử dụng để hạch toán thời gian lao động và khối lượng công việc/lao vụ dịch vụ hoàn thành là Bảng chấm công (Mẫu số 02- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán) và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ hoàn thành (mẫu số 06-LĐTL-Chế độ chứng từ kế toán). Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác có liên quan như thẻ thời gian, Giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản, hoặc nghỉ phép.v.v… để làm căn cứ tính lương và các khoản trích theo lương.

Thông thường, Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận (sản xuất, phòng, ban, tổ, nhóm .v.v…) và dùng cho một kỳ thanh toán (thường là một tháng). Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt người lao động đều được ghi chép hằng ngày vào Bảng chấm công. Người giám sát (đốc công, quản đốc, đội trưởng…) của bộ phận thực hiện công tác chấm công cho nhân viên của mình căn cứ vào số nhân viên có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để người lao động có thể giám sát thời gian lao động của mình.

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành của đơn vị, cá nhân người lao động. Do người giao việc lập, phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, và người kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người duyệt. Phiếu được chuyển cho kế toán để tính lương.

Hợp đồng giao khoán là bản ký duyệt giữa người giao khoán và người nhận khoán về một lượng công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Chứng từ chính là cơ sở để thanh toán lương.

Tất cả các trường hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có biên bản ngừng sản xuất, ngừng việc để phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài, thiệt hại gây ra  và những nguyên nhân làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại.

Ngoài ra, các trường hợp ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động đều cần phải có phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ thai sản hoặc phiếu xác nhận tai nạn lao động và được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu riêng.

– Tính toán tiền lương và lập bảng thanh toán lương:

Căn cứ vào các chứng từ  theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng như các chứng từ liên quan khác gửi từ bộ phận hoạt động tới bộ phận kế toán tiền lương, kế toán tiền lương phải kiểm tra tất cả các chứng từ trước khi tính tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bằng việc lấy số thời gian lao động thực tế hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành nhân với mức lương hoặc bậc lương hoặc đơn giá đã được phê duyệt bởi phòng nhân sự cho từng lao động, từng bộ phận. Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, và thuế thu nhập cá nhân v.v… đều phải được tính dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành hoặc thoả thuận giữa ng-ời sử dụng lao động hoặc người lao động.

Sau khi tính toán xong thì kế toán phải lập thành các Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng ( Theo các mẫu số 02 và 03-LĐ tiền lương- Chế độ chứng từ kế toán) để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp và thưởng cho người lao động. Bên cạnh đó kế toán cũng phải lập Bảng khai các tài khoản phải nộp phải trả về các khoản phải trích theo lương. Đồng thời nó cũng chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán lương cho ng-ời lao động và thanh toán các nghĩa vụ với các cơ quan chức năng.

Trong quá trình lập các bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động thì kế toán phải tiến hành phân loại các loại tiền lương, tiền thưởng phải trả cho từng nhóm người lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng của người lao động như lao động trực tiếp, lao động phục vụ quản lý ở bộ phận sản xuất, lao động phục vụ bán hàng, hay lao động phòng ban để làm căn cứ phân loại tiền lương, thưởng vào chi phí một cách hợp lý và đúng đắn.

– Ghi chép sổ sách tiền lương:

Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các chứng từ gốc đính kèm kế toán tiến hành vào sổ nhật ký tiền lương. Định kỳ, Sổ nhật ký tiền lương sẽ được kết chuyển sang Sổ cái. Đồng thời với việc vào sổ, kế toán tiền lương viết các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo Bảng thanh toán tiền lương cho thủ quỹ sau khi đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền ( Kế toán trưởng, giám đốc tài chính…).

– Thanh toán tiền lương và bảo đảm những khoản lương chưa thanh toán:

Khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng thì thủ quỹ phải kiểm tra đối chiếu tên và số tiền được nhận giữa phiếu chi hoặc séc chi lương với danh sách thanh toán trên bảng tiền lương, thưởng. Các phiếu chi hoặc séc chi phải được ký duyệt bởi người mà không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương. Sau khi thủ quỹ đã kiểm tra xong phiếu chi hoặc séc chi lương thì tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhận ký vào phiếu chi hoặc séc chi đồng thời thủ quỹ phải ký vào phiếu và đóng dấu “Đã chi tiền”. Các phiếu chi hoặc séc chi phải được đánh theo số thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán.

Đối với những phiếu chi hoặc séc chi lương chưa được thanh toán thì được cất trữ cẩn thận và bảo đảm đồng thời phải được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ sách kế toán. Đối với các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm đảm bảo ngăn ngừa các phiếu chi hoặc séc chi giả mạo.