Khái niệm, nội dung và phương pháp đánh giá thực hiện công việc

 Nguyễn Thị Thanh    
Khái niệm, nội dung và phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Rate this post

Tri Thức Cộng Đồng đang cung cấp Viết báo cáo thực tập ,Làm báo cáo thuê, Viết thuê luận văn,… chuyên nghiệp nhất thị trường xin chia sẻ về cơ sở hình thành và nội dung của thuyết ERG.

1/ Khái niệm đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.

Như vậy, đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có tính hệ thống tức là nó được thực hiện theo một quy trình đánh giá khoa học: việc đánh giá thực hiện công việc được thực hiện trên cơ sở hàng loạt các chỉ tiêu khác nhau, được lặp lại theo chu kỳ.

Không chỉ mang tính hệ thống, đánh giá thực hiện công việc còn cho ta thấy tính chính thức của nó. Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc bao giờ cũng có mục đích rõ ràng, kế hoạch được xây dựng chi tiết, chặt chẽ theo một trình tự đồng bộ và hoàn chỉnh. Nó được thực hiện bằng văn bản thông qua các phiếu đánh giá, kết quả đánh giá thì được phản hồi lại cho người lao động và việc đánh giá được tiến hành một cách công khai.

đánh giá thực hiện công việc phải dựa trên cơ sở so sánh giữa tình hình thực hiện công việc (THCV) của người lao động với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận với người lao động. Có nghĩa là trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các nhà quản lý là xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn này làm sao cho chính xác, phản ánh đẩy đủ mức độ hoàn thành công việc, phẩm chất và hành vi của người lao động.

2/ Nội dung của đánh giá thực hiện công việc

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc bao gồm ba yếu tố cơ bản sau: các tiêu chuẩn THCV, đo lường sự THCV và thông tin phản hồi.

Các tiêu chuẩn THCV là một hệ thống các chỉ tiêu để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng. Các tiêu chuẩn  cần được xây dựng một cách hợp lý và khách quan, tức là phải phản ánh được các kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi một công việc.

Đo lường sự THCV là việc ấn định một con số hay một thứ hạng để phản ánh mức độ THCV của người lao động theo các đặc trưng hoặc các khía cạnh đã được xác định trước của công việc. Công cụ đo lường cần phải được xây dựng một cách nhất quán, phân chia cấp độ rõ ràng để thuận tiện cho người đánh giá theo dõi và đánh giá chính xác.

Thông tin phản hồi, đây là sự trao đổi, thảo luận về kết quả đánh giá thực hiện công việc giữa người đánh giá và người được đánh giá. Có nghĩa là người đánh giá sẽ cung cấp cho người được đánh giá về các tiêu thức đánh giá và kết quả đánh giá đối với cá nhân họ. Người được đánh giá sẽ phản hồi lại với người quản lý về việc họ có đồng ý với kết quả đó không hay còn có những thắc mắc gì.

Mô hình sau đây sẽ mô tả mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá:

Mối quan hệ giữa ba yếu  tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc

Mối quan hệ giữa ba yếu  tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc

Hình này cho thấy các tiêu chuẩn THCV được xây dựng dựa trên đặc thù công việc, từ đó hình thành tiêu chí đánh giá và cách thức đo lường các tiêu chí đó. Thực tế THCV của người lao động được đánh giá theo các tiêu chí đã được xây dựng dựa trên cách thức đo lường sự THCV. Kết quả đánh giá được thông báo đến người lao động. Sau khi thu được thông tin phản hồi, kết quả đánh giá được lưu lại trong hồ sơ nhân viên, dựa vào kết quả đánh giá mà người quản lý ra các quyết định nhân sự. Quá trình này sẽ được tiếp tục cho kỳ đánh giá tiếp theo.

3/ Phương pháp đánh giá thực hiện công việc

Để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, các tổ chức có thể sử dụng một cách kết hợp và có lựa chọn những phương pháp sau:

a/ Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ

Người đánh giá sẽ cho ý kiến về tình hình THCV của người lao động theo một thang đo được sắp xếp thứ bậc từ thấp đến cao và ngược lại. Ứng với mỗi mức độ đánh giá có thể là một số điểm hoặc điểm số cụ thể. Các tiêu chí được sử dụng đánh giá có thể là các tiêu chí trực tiếp phản ánh kết quả THCV và các tiêu chí liên quan không trực tiếp đến công việc.

Đối với các tiêu thức đánh giá có tầm quan trọng không giống nhau đối với kết quả THCV thì người ta thường quy định trọng số cho các tiêu chí này. Trọng số càng lớn thì chỉ tiêu đó càng có vai trò quan trọng đối với kết quả THCV.

Ưu điểm của phương pháp này là việc đánh giá được thực hiện một cách đơn giản, kết quả đánh giá được lượng hoá thuận tiện cho việc so sánh năng lực THCV giữa những người lao động, có thể áp dụng đối với nhiều loại lao động. Tuy nhiên, nếu sử dụng phương pháp đánh giá này người đánh giá dễ mắc phải lỗi thiên vị cũng như chủ quan trong đánh giá nếu như các tiêu chuẩn về mỗi mức độ đánh giá không được quy định cụ thể.

Cách đánh giá này không tính đến đặc thù của từng công việc khi phiếu đánh giá sử dụng các tiêu chí chung đối với một loại lao động nào đó. Ngoài ra, các thang đo đánh giá đồ họa còn có thể làm phát sinh các vấn đề nếu các đặc trưng được lựa chọn không phù hợp, hoặc kết hợp không chính xác các điểm số trong kết quả tổng thể.

Phương pháp đánh giá thực hiện công việc

Phương pháp đánh giá thực hiện công việc

b/ Phương pháp danh mục kiểm tra

Theo phương pháp này, người ta thiết kế các phiếu đánh giá, trong đó sẽ liệt kê, mô tả các hành vi, thái độ có thể xảy ra trong quá trình THCV và đánh giá vào những hành vi, thái độ mà người lao động đã thực hiện.

Phương pháp này có ưu điểm là nó tính đến đặc thù của từng loại công việc, hạn chế lỗi thiên vị, thành kiến trong đánh giá. Song nó lại đòi hỏi nhiều thời gian, công sức trong việc thiết kế phiếu đánh giá đặc biệt là các tiêu chí đánh giá.

Nó không đưa ra kết quả về mức độ THCV của người lao động. Bên cạnh đó, việc xác định trọng số cho từng yếu tố gặp nhiều khó khăn nhất định, người ta thường chọn những phương án được coi là hợp lý chứ không phải là các phương án tối ưu.

c/ Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng

Với phương pháp này, người đánh giá sẽ ghi lại bằng cách mô tả những hành vi được coi là tích cực( hành vi hiệu quả) và những hành vi tiêu cực ( hành vi kém hiệu quả) trong quá trình THCV theo từng yếu tố công việc. Ví dụ: yếu tố công việc của nhân viên bán hàng là doanh số, quan hệ với khách hàng, khả năng mở rộng thị trường bán,…

Sử dụng phương pháp này sẽ thuận tiện trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động vì các hành vi THCV được ghi chép lại theo các sự kiện thực tế. Đồng thời hạn chế được lỗi thiên vị, thành kiến trong đánh giá. Tuy nhiên, nó lại tốn thời gian; chất lượng thông tin bị hạn chế nếu ghi chép không thực hiện hệ thống.

Điều này sẽ làm cho kết quả đánh giá không hợp lý. Đặc biệt sử dụng phương pháp này sẽ tạo ra sức ép về tâm lý đối với người lao động nếu các hành vi kém hiệu quả được ghi chép quá nhiều lần. Do vậy, thông thường người ta sử dụng kết hợp phương pháp này với các phương pháp khác để có kết quả đánh giá hợp lý.

d/ Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi

Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng.Các thang đo đánh giá dựa trên các hành vi tương  tự như các thang đo đánh giá đồ hoạ. Chỉ khác là các hành vi tương ứng với mỗi mức độ đánh giá được diễn giải một cách cụ thể và chi tiết.

Để đánh giá tình hình THCV của người lao động thì người đánh giá phải xác định hành vi của người lao động thuộc nhóm nào trong các thứ bậc mà phiếu đánh giá đã đưa ra.

Ưu điểm của phương pháp thang đo dựa trên hành vi là hạn chế lỗi thiên vị, thành kiến trong đánh giá vì các hành vi THCV được mô tả chi tiết; tạo ra sự nhất quán giữa những người đánh giá khác nhau bởi sự đánh giá được dựa trên các hành vi quan sát được chứ không phải là sự đánh giá chủ quan của người đánh giá. Nhược điểm của phương pháp này là việc thiết kế phiếu thang đo thường tốn thời gian; người đánh giá có thể gặp khó khăn nhất định khi phải phân loại hành vi THCV của người lao động theo thang đo mẫu được xây dựng trong phiếu đánh giá.

Bên cạnh thang đo dựa trên hành vi còn có thang điểm quan sát hành vi. Theo cách này, người ta thiết kế một phiếu đánh giá trong đó cho phép người lãnh đạo thấy được các tần số ( số lần) của các hành vi THCV.

Phương pháp này thích hợp cho những công việc có tính chuẩn hoá cao, những công việc đòi hỏi trật tự công việc ổn định, ít thay đổi, hành vi THCV là đồng nhất. Song phương pháp này không cho phép thấy được mức độ THCV của người lao động. Nếu chúng ta sử dụng tiêu chí đánh giá là chất lượng công việc thi ta có thể thấy được mức độ THCV của người lao động tuy nhiên độ chính xác không cao.

e/ Phương pháp so sánh

Người đánh giá sẽ đánh giá tình hình THCV của người lao động trong bộ phận mà mình phụ trách trên cơ sở so sánh kết quả làm việc của người lao động với các đồng nghiệp khác của họ.

Sử dụng phương pháp này, có nhiều cách để đánh giá so sánh:

– Phương pháp xếp hạng: có hai cách

So sánh đơn giản: người lãnh đạo sẽ sắp xếp người lao động theo kết quả THCV của họ từ người THCV tốt nhất đến người THCV kém nhất.

Xếp hạng luân phiên: người đánh giá sẽ lựa chọn trong nhóm của mình người THCV tốt nhất và người THCV kém nhất và liệt kê hay sắp xếp thứ tự vào một danh sách khác đã được chuẩn bị trước. Sau đó họ tiếp tục lựa chọn trong số những người lao động còn lại, người THCV tốt nhất và kém nhất và tiếp tục ghi vào phiếu đánh giá. Quá trình thực hiện kết thúc khi tất cả những người lao động trong nhóm được ghi tên vào trong phiếu đánh giá đã được chuẩn bị trước.

– Phương pháp phân bổ theo tỷ lệ bắt buộc:

Theo phương pháp này, người đánh giá phải phân loại người lao động thành các nhóm theo các tỷ lệ được quy định từ trước. Ví dụ: 30% người THCV tốt, 50% người THCV đạt mức yêu cầu, 20% người THCV kém nhất.

Cách so sánh này thương áp dụng khi doanh nghiệp tổ chức xây dựng kế hoạch đào tạo hoặc thực hiện việc phân phối tiền lương cho người lao động.

– Phương pháp so sánh cặp:

Người đánh giá sẽ so sánh từng nhân viên của mình với những người khác trong bộ phận theo từng cặp, theo từng khía cạnh đánh giá ( yếu tố công việc). Trên cơ sở so sánh, người đánh giá có thể sắp xếp theo thứ hạng của người lao động theo từng yếu tố đánh giá đó.

Các phương pháp trên đều có ưu điểm chung là đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, thuận tiện cho người lãnh đạo ra các quyết định nhân sự: quyết định về tiền lương, đào tạo, đề bạt cán bộ,…Nhưng phương pháp này lại có nhược điểm là tạo ra sự cạnh tranh thiếu lành mạnh giữa những người lao động trong tập thể tức là nó không khuyến khích người lao động hợp tác với nhau, chia sẻ với nhau trong quá trình THCV.

Đồng thời, người đánh giá dễ mắc phải lỗi thiên vị, thành kiến, thông tin phản hồi về các hành vi THCV cho người lao động bị hạn chế.

f/ Phương pháp bản tường thuật

Người lãnh đạo sẽ viết một báo cáo về tình hình THCV của người lao động, trong đó có ghi rõ những điểm mạnh cũng như điểm yếu của người lao động trong quá trình THCV của người lao động. Họ sẽ đưa ra những gợi ý hoặc biện pháp giúp người lao động thực hiện sự thực hiện công việc trong tương lai.

Nếu bản tường thuật được làm tốt, nó sẽ là nguồn thông tin phản hồi hữu ích cho người lao động. Tuy nhiên, nó lại phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan của người đánh giá, khả năng viết báo cáo của người đánh giá.Vì vậy, để khắc phục, người ta thường liệt kê các câu hỏi mà người đánh giá cần phải làm rõ.

h/ Phương pháp quản lý bằng mục tiêu

Bản chất của phương pháp này là người lãnh đạo bộ phận cùng với từng nhân viên xác định các nhiệm vụ và dự kiến kết quả công việc. Sau đó đề ra tiến độ THCV và phương pháp thực hiện. Trong quá trình người lao động THCV, người lãnh đạo sẽ xem xét lại tiến độ THCV và tính khả thi của các mục tiêu để có những điều chỉnh nếu cần thiết.

Từ đó, người lãnh đạo sẽ đánh giá sự nỗ lực của nhân viên và cung cấp các thông tin phản hồi cho họ.

Phương pháp này nhấn mạnh nhiều vào kết quả mà nhân viên cần đạt được chứ không nhấn mạnh vào các hành vi THCV. Do đó, nó hiệu quả hơn so với các phương pháp khác.

Ưu điểm của phương pháp này là người lao động được tham gia vào quá trình xác định mục tiêu cần đạt được nên họ sẽ định hướng được cách  thức THCV tốt nhất; người lao động tích cực hơn trong quá trình đánh giá; cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, lãnh đạo có thể hiểu được những khó khăn mà người lao động gặp phải trong quá trình làm việc và tìm các biện pháp hỗ trợ phù hợp.

Mặc dù là phương pháp hiệu quả nhất song nó vẫn tồn tại những khuyết điểm như: các mục tiêu công việc thiên về mặt số lượng, xem nhẹ trách nhiệm của người lao động trong quá trình THCV; việc xác định các mục tiêu công việc không phải lúc nào cũng đơn giản, người lãnh đạo thường có xu hướng đưa ra mục tiêu cao trong khi người lao động lại có xu hướng đưa ra mục tiêu kết quả thấp.